Maîtriser les documents Betterway
      Revenir à l'accueil
      1. Accueil
      2. Maîtriser les documents Betterway

      Rapprocher mes documents Betterway

      Documents nécessaires

      Deux documents sont à prendre en compte pour vos rapprochements comptable et/ou paie :

      • Le fichier paie pour les reprises effectuées sur salaire

      Le fichier paie répond uniquement aux besoins d'intégration et indique donc les diverses prises en charge employeur par bénéficiaire / matricule (lignes DSN), ainsi que les potentielles reprises sur paie à effectuer (IMPACTPAIE, le cas échéant).
      Vous pourrez donc constater que les reprises sur carte ne figurent pas dans le fichier paie.

      Le fichier de paie prend en compte uniquement les achats initiés  par l’utilisateur. C’est la date de l’engagement de l’achat qui fait foi, et non celle du traitement du paiement.
      Les sommes indiquées sur les lignes "IMPACTPAIE" de ces fichiers sont donc considérées comme reprises sur la paie du collaborateur indiqué (les autres lignes correspondant aux déclarations sociales nominatives de vos bénéficiaires).
      En revanche, ces reprises sur paie ne sont pas visibles sur le relevé des mouvements bancaires, car elles ne retombent pas directement sur votre compte de mobilité Betterway. Lorsque vous reprenez un collaborateur sur son salaire, le compte utilisé pour cette reprise est un compte propre à votre entreprise et non géré par nos soins. 
      Pour conclure, en paie, les détails à prendre en compte pour le rapprochement sont les lignes IMPACTPAIE des fichiers transmis.

      Capture d’écran 2024-08-20 à 17.53.24
      Pour plus d'information, veuillez vous rendre sur l'article "Comprendre le fichier paie Betterway".
       
      • Le relevé des mouvements bancaires de votre compte de mobilité pour les entrées et sorties d'argent autres que celles sur paie
      Ce document, disponible, en temps réel, directement depuis votre plateforme administrateur, répond aux besoins comptables et fait état de votre compte de mobilité ou "compte de paiement" au sens du Code Monétaire et Financier, de votre entreprise. Il reprend l’ensemble des mouvements bancaires constatés sur votre propre compte de paiement depuis votre déploiement chez Betterway.

      Les relevés intègrent les flux bancaires tels qu’ils apparaissent sur le compte, souvent avec un léger décalage, généralement le lendemain ou le jour ouvré suivant, en raison du délai de traitement lié à l’acceptation bancaire de la transaction.

      Par ailleurs, certains commerçants, pratiquent le fractionnement des paiements : un panier de 450 € peut ainsi donner lieu à plusieurs débits distincts, correspondant aux différentes expéditions (par exemple : 2 janvier, 4 janvier, 7 janvier). Le montant total n’apparaît donc pas immédiatement ni sous une forme consolidée.

      Capture d’écran 2024-08-20 à 18.03.54 
      Pour plus d'information, veuillez vous rendre sur l'article "Le relevé des mouvements bancaires".

      N.B. : Ce compte dont le solde est disponible sur votre plateforme administrateur n’est autre que la somme des fonds versée au titre de la mobilité de vos salariés, sur votre compte de paiement (via notre prestataire bancaire Treezor) au nom de votre entité.

      Ce n'est donc, par exemple, pas Betterway qui facture une reprise à un bénéficiaire, mais votre entreprise qui met à disposition des fonds pour ses bénéficiaires.

      Pour plus d'information, veuillez vous rendre sur l'article "Différence entre la facturation de la solution et votre compte de mobilité".


      Comment rapprocher ces deux documents ?

      Pour tout rapprochement comptable, nous vous invitons donc à :

      1. Rapprocher vos éléments en paie : 

      • Télécharger et concaténer tous les fichiers paie disponibles sur votre plateforme administrateur,
      • Filtrer votre document sur les dates souhaitées et sur les lignes IMPACTPAIE, 
      • Comparer les différentes reprises sur salaire avec votre service paie VS celles indiquées dans vos fichiers.

      2. Concaténer les reprises sur paie avec le relevé des mouvements bancaires : 

      • Télécharger le relevé sur la période souhaitée (cf. article "Comment récupérer mon relevé ?"), 
      • Consulter le lexique disponible sur la plateforme ou via l'article dédié.
      • Filtrer sur les lignes correspondant à une entrée d'argent sur votre compte de mobilité, à savoir : 
        • "company_wallet_payin" → les virements entrants (principalement vos rechargements),
        • SCTR Inst → les virements de rechargement instantanés, 
        • personal_card_payin → les reprises sur la carte personnelle de vos bénéficiaires pour régulariser leur solde, 
        • beneficiary_payout_refund → Les retours de versements sur IBAN personnel n'ayant donc pas fonctionné (un virement de remboursement auprès d'un bénéficiaire qui revient sur le compte mobilité, car sa banque le refuse, par exemple),
        • credit Transfer Returned → Les retours de paiement n'ayant pas fonctionné,
        • card_payout_refund → Les remboursements marchands (retour en magasin d'un article par un bénéficiaire, par exemple).

      Cas de figure

      Exemple n°1 :
      Un bénéficiaire paie son abonnement de transport en commun RATP de 86,40 € avec sa carte de paiement Betterway, le 30/04/2024.
      Les 86,40 € sont donc avancés à 100% par l'employeur (via son compte mobilité) qui verra, sur le relevé des mouvements bancaires de son compte mobilité d'avril, une transaction card_payout (paiement par carte Betterway), comme suit :


      La plateforme va donc générer une dette de 43,20 € sur le solde du bénéficiaire.
      Partons du principe que les reprises sur carte et l'export du fichier paie s'effectuent alors le 02/05.
      Sur le fichier paie du 02/05 (reprenant toutes les opérations d'avril), une ligne DSN ABOTC (Abonnement de Transport en Commun) correspondant à la réelle prise en charge employeur sera donc indiquée comme suit :


      Concernant la dette bénéficiaire de 43,20 euros, elle peut donc être reprise par l'employeur de 2 façons :
      • Directement sur la carte bancaire du bénéficiaire. L'employeur verra donc apparaître sur son relevé des mouvements bancaire un personal_card_payin, comme suit :
      • Dans le cas où la reprise sur carte n'est pas possible, la plateforme va donc envoyer dans le fichier paie du 02/05 (reprenant les opérations d'avril) une ligne IMPACTPAIE afin de transmettre l'information à votre service paie qu'il faille reprendre le bénéficiaire directement sur son salaire.
        L'employeur verra donc apparaître, en plus de la ligne DSN :



      Exemple n°2 :
      Un bénéficiaire n'a pas pu payer son abonnement de transport en commun RATP de 86,40 € avec sa carte de paiement Betterway. Il paye donc avec sa carte bancaire personnelle et doit donc faire une demande de remboursement exceptionnelle.
      Partons du principe que les remboursements et l'export du fichier paie s'effectuent le 02/05.
      Les 86,40 € sont donc avancés à 100% par le bénéficiaire. Un remboursement des 50% de la part employeur va alors lui être versé sur son compte personnel. Cela retirera donc 43,20 € du compte mobilité de l'employeur :


      Sur le fichier paie du 02/05 (reprenant toutes les opérations d'avril), une ligne DSN ABOTC (Abonnement de Transport en Commun) correspondant à la prise en charge employeur sera donc indiquée comme suit :

      Aucune ligne IMPACTPAIE ne figurera, car aucune reprise sur paie n'est nécessaire.

      Pourquoi ai-je une différence comptable malgré mon rapprochement ? 

      Scénario n°1 :
      Les mouvements/transactions bancaires ne s'arrêtent jamais sur votre compte mobilité, en effet vos bénéficiaires continuent de dépenser et d'utiliser leurs moyens de paiement, chaque jour.

      Ainsi, il se peut qu’il y ait parfois un délai d'intégration expliquant la différence entre une demande de débit et une autorisation (deux semaines maximum).
      Exemple : entre le moment où une demande de remboursement est émise, le moment où cette dernière est vérifiée puis validée par notre équipe opérationnelle et enfin le temps que cela arrive sur le compte du bénéficiaire.
      Il peut donc y avoir un versement de X € apparaissant sur le relevé d'un mois donné, mais correspondant à une demande de remboursement antérieure.
      Une différence des sommes totales peut donc être remarquée entre le fichier paie et le relevé des mouvements bancaires pour un mois précis. En effet, le fichier paie va indiquer le montant déclaré (exemple : 84,10 € d'abonnement de transport en commun), alors que le relevé des mouvements bancaires vous indiquera la prise en charge entreprise (exemple : 42,05 €).
       
      Scénario n°2 :
      Notre plateforme fait état des informations paie qui vous ont été envoyées, nous ne pouvons vous aider quant à la bonne intégration en paie des reprises communiquées sur le fichier.

      De même, nous ne pouvons vérifier la bonne reprise desdites reprises depuis le compte bancaire les réceptionnant.

      Il est donc important de bien rapprocher vos éléments en paie avant tout rapprochement comptable (cf. ci-dessus).
        
      Scénario n°3 :
      Demande de remboursement exceptionnelle d'un bénéficiaire sur l'année 2024 pour l'année 2023 :
      Notre plateforme permet à vos bénéficiaires ayant réalisé un achat en N-1 de faire leur demande de remboursement exceptionnel en N.

      Comme le scénario n°1, il est donc possible que certaines sorties d'argent du compte de mobilité soient imputées sur le mois d'une année N pour une dépense de l'année N-1.  

      Ce que dit la loi : 
      • Forfait Mobilité Durable / Crédit Mobilité : Le remboursement est conditionné au solde du budget à la date de l'achat et donc de l'année dernière.
      • Abonnement de Transport en Commun : Un salarié dispose légalement de 3 ans pour déclarer ses abonnements de transport en commun à son employeur.
      En effet, l'article L3245-1 du Code du travail prévoit que "L'action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer.". La prescription triennale prévue pour les salaires s'applique également au remboursement de frais professionnels.
      NB. : Un bénéficiaire ayant quitté votre entreprise, et disposant donc d'une date de fin de période d'éligibilité renseignée sur la plateforme Betterway, peut toujours déclarer ses dépenses relatives à des abonnements de transport en commun si ces dernières concernent la période pendent laquelle il faisait partie de vos effectifs.
      Statistiquement, les bénéficiaires d'une entreprise déclarent leur abonnement uniquement un mois après leur départ.

      Scénario n°4 : 

      Pour le fichier de paie, c’est la date de l’engagement de l’achat qui fait foi, c’est-à-dire le moment où l’utilisateur valide la transaction. En revanche, sur le relevé de mouvements bancaires, c’est la date d’acceptation du paiement ,correspondant au moment où le montant est effectivement débité sur le compte de mobilité ,qui est enregistrée. Ainsi, ce sont ces dates d’initiation qui sont prises en compte pour le calcul des prises en charge, et non les dates réelles de débit.

      Pour aller plus loin dans votre rapprochement

      Vous trouverez de nombreuses données analytiques depuis votre espace administrateur Betterway. Elles restent disponibles en tout temps et sont accessibles pour l’ensemble de vos administrateurs.

      Nous vous invitons à vous rendre sur l'article dédié aux onglets Employé-es et Statistiques pour davantage d'information. Vous y trouverez notamment un process pour déterminer ce qui fut dépensé sur l'année N-1 par bénéficiaire.