Rapprocher mes documents Betterway

Ce n'est donc, par exemple, pas Betterway qui facture une reprise à un bénéficiaire, mais votre entreprise qui met à disposition des fonds pour ses bénéficiaires.

Pour plus d'information, veuillez vous rendre sur l'article "Différence entre la facturation de la solution et votre compte de mobilité".

Comment rapprocher ces documents ?

Des écarts dans le rapprochement peuvent être constatés ; ceux-ci s’expliquent généralement par un décalage dans les dates d’extraction des données :

• Les fichiers de paie sont généralement extraits en amont de la clôture de paie, en fin de mois.
• Les relevés de mouvements bancaires complets du mois M sont disponibles à partir du 4ᵉ jour du mois M+1.

Pour garantir une comparaison fiable entre les deux sources, il est essentiel d’aligner les dates d’extraction des documents.

Pour tout rapprochement comptable, nous vous invitons donc à :

• Récupérer le dernier fichier paie à la date d'extraction prévu et l'intégrer en paie (cf . article "Export")

• Extraire le rapport des prises en charge, puis rapprocher les éléments transmis en paie avec les données du rapport.

Si l’ensemble des informations du fichier de paie, notamment les lignes ‘IMPACTPAIE’, ne sont pas correctement intégrées par votre service paie, certaines données essentielles manqueront et le calcul des régularisations pourra être faussé. 

Nous vous invitons ensuite à rapprocher vos éléments en paie : 

• Extraire le rapport des prises en charge des dépenses après la génération du nouveau fichier paie. (cf. article "Statistiques")

• Filtrer ce rapport par matricule, par mois et par type de dépense.

• Comparer les reprises sur salaire et les prises en charge indiquées dans ce rapport avec celles remontées par votre service paie.

Puis, il vous faudra concaténer les reprises sur paie avec le relevé des mouvements bancaires. Pour ce faire : 

• Téléchargez le relevé sur la période souhaitée (cf. article "Comment récupérer mon relevé ?").

• card_payout_refund → Les remboursements marchands (retour en magasin d'un article par un bénéficiaire, par exemple).
  Filtrer sur les lignes correspondant à une entrée d'argent sur votre compte de mobilité, à savoir :
• "company_wallet_payin" → les virements entrants (principalement vos rechargements)
• SCTR Inst → les virements de rechargement instantanés, 
  
• personal_card_payin → les reprises sur la carte personnelle de vos bénéficiaires pour régulariser leur solde, 
• beneficiary_payout_refund → Les retours de versements sur IBAN personnel n'ayant donc pas fonctionné (un virement de remboursement auprès d'un bénéficiaire qui revient sur le compte mobilité, car sa banque le refuse, par exemple),
• credit Transfer Returned → Les retours de paiement n'ayant pas fonctionné,

Pour faciliter le rapprochement entre les prises en charge et les mouvements bancaires, vous pouvez vous appuyer sur l’identifiant “Betterway_ID”, présent à la fois dans le relevé bancaire et dans le rapport des prises en charge des dépenses.

• Intégrer le fichier paie du mois d’avril, qui contient :

  • les montants à déclarer en DSN (ex : 44,40 € en “abonnement de transport en commun” pour le mois d'avril),

  • l’impact paie correspondant (44,40 € à reprendre sur le bulletin de paie).

• Exporter le relevé des mouvements bancaires.
  

Cas de figure

• Directement sur la carte bancaire du bénéficiaire. L'employeur verra donc apparaître sur son relevé des mouvements bancaire un personal_card_payin, comme suit :

• Dans le cas où la reprise sur carte n'est pas possible, la plateforme va donc envoyer dans le fichier paie du 02/05 (reprenant les opérations d'avril) une ligne IMPACTPAIE afin de transmettre l'information à votre service paie qu'il faille reprendre le bénéficiaire directement sur son salaire.
  L'employeur verra donc apparaître, en plus de la ligne DSN :

Pourquoi ai-je une différence comptable malgré mon rapprochement ? 

• Les mouvements/transactions bancaires ne s'arrêtent jamais sur votre compte mobilité, en effet vos bénéficiaires continuent de dépenser et d'utiliser leurs moyens de paiement, chaque jour.
  
  Ainsi, il se peut qu’il y ait parfois un délai d'intégration expliquant la différence entre une demande de débit et une autorisation (deux semaines maximum).
  Exemple : entre le moment où une demande de remboursement est émise, le moment où cette dernière est vérifiée puis validée par notre équipe opérationnelle et enfin le temps que cela arrive sur le compte du bénéficiaire.
  Il peut donc y avoir un versement de X € apparaissant sur le relevé d'un mois donné, mais correspondant à une demande de remboursement antérieure.
  Une différence des sommes totales peut donc être remarquée entre le fichier paie et le relevé des mouvements bancaires pour un mois précis. En effet, le fichier paie va indiquer le montant déclaré (exemple : 84,10 € d'abonnement de transport en commun), alors que le relevé des mouvements bancaires vous indiquera la prise en charge entreprise (exemple : 42,05 €).
• Notre plateforme fait état des informations paie qui vous ont été envoyées, nous ne pouvons vous aider quant à la bonne intégration en paie des reprises communiquées sur le fichier.
  De même, nous ne pouvons vérifier la bonne reprise desdites reprises depuis le compte bancaire les réceptionnant.
  Il est donc important de bien rapprocher vos éléments en paie avant tout rapprochement comptable (cf. ci-dessus).
• Notre plateforme permet à vos bénéficiaires ayant réalisé un achat en N-1 de faire leur demande de remboursement exceptionnel en N. Il est donc possible que certaines sorties d'argent du compte de mobilité soient imputées sur le mois d'une année N pour une dépense de l'année N-1.  
  Ce que dit la loi : 

• • Forfait Mobilité Durable / Crédit Mobilité : Le remboursement est conditionné au solde du budget à la date de l'achat et donc de l'année dernière.
  • Abonnement de Transport en Commun : Un salarié dispose légalement de 3 ans pour déclarer ses abonnements de transport en commun à son employeur. En effet, l'article L3245-1 du Code du travail prévoit que "L'action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer.". La prescription triennale prévue pour les salaires s'applique également au remboursement de frais professionnels.
    
    NB. : Un bénéficiaire ayant quitté votre entreprise, et disposant donc d'une date de fin de période d'éligibilité renseignée sur la plateforme Betterway, peut toujours déclarer ses dépenses relatives à des abonnements de transport en commun si ces dernières concernent la période pendent laquelle il faisait partie de vos effectifs. Statistiquement, les bénéficiaires d'une entreprise déclarent leur abonnement uniquement un mois après leur départ.

Pour aller plus loin dans votre rapprochement