Appréhender le budget de vos bénéficiaires
      Revenir à l'accueil
      1. Accueil
      2. Appréhender le budget de vos bénéficiaires

      Le contrôle des dépenses

      L'attestation sur l'honneur

      L'attestation sur l'honneur est signée par vos bénéficiaires lors de leur première connexion sur leur espace Betterway. Cette dernière les engage à respecter les conditions d'utilisation de leur budget. Exemple : La mention : "Je m'engage à utiliser un ou plusieurs modes de déplacement éligibles, selon les règles définies par mon entreprise sur la mise en place de ce forfait, pour les trajets entre mon lieu de résidence habituelle et mon lieu de travail.".

      En effet, lors de leur inscription, vos bénéficiaires se doivent de signer une attestation sur l’honneur. Par ailleurs, ce document fait foi en cas de dépense et lors d'un contrôle URSSAF.

      Veuillez noter que, dans le cas où un bénéficiaire ne respecterait pas les conditions présentes sur son attestation sur l'honneur, nous ne pourrons pas contrôler l'entière véracité de toutes les dépenses.

      Si toutefois vous souhaitez renforcer ces contrôles, nous vous invitons à vous diriger vers votre Key Account Manager afin de discuter des différentes possibilités. 

      Le paramétrage de votre plateforme et les profils de mobilité


      Concernant les paiements réalisés grâce aux moyens de paiement Betterway, seuls les marchands éligibles aux transports en commun et/ou au Forfait Mobilité Durable permettent l’utilisation de ces moyens. 
      De plus, le paramétrage de votre plateforme, associé à chacun de vos profils de mobilité, permettrons de bloquer toutes dépenses non éligibles. 
      Pour davantage d'informations concernant les profils mobilité liés à vos bénéficiaires, rendez-vous sur cet article. 
      Les transactions non éligibles sont ainsi bloquées afin d'éviter toute utilisation frauduleuse des moyens de paiement Betterway. Les dépenses de vos bénéficiaires sont, par ailleurs, catégorisées par nature afin de leur accorder la prise en charge adéquate convenue par vos soins (application automatique des règles de gestion, de cumul, de plafond en fonction de la nature). Les dépenses sont centralisées par année civile et par salarié et les traces de la transaction bancaire font office de justificatif aux yeux de l’URSSAF.
      Exemple : si un bénéficiaire dispose d'un profil de mobilité "tc_only" (abonnement de transport en commun uniquement) alors les dépenses de forfait mobilité durable seront automatiquement refusées. Seules les dépenses catégorisées en dépense d'abonnement de transport en commun passeront.
      Pour davantage d'informations concernant la lisibilité et la compréhension des dépenses de vos bénéficiaires, rendez-vous sur cet article. 
      Dans le cas où un bénéficiaire disposerait d'un profil mobilité ABOTC + FMD, s'appliquera alors le principe des vases communicants. N'hésitez pas à visiter cet article pour plus d'informations à ce sujet.

      Les demandes de remboursement exceptionnelles et les IKV

      Il est parfois possible qu'un bénéficiaire oublie ses moyens de paiement Betterway et/ou n'a pas d'autres choix que d'effectuer un achat avec ses propres moyens de paiement. C'est le cas notamment pour les déclarations d'Indices Kilométrique de Vélo (IKV).

      Afin de garantir une satisfaction globale de vos salariés, et sous réserve d'autorisation par votre politique de mobilité, un bénéficiaire pourra donc effectuer une demande de remboursement exceptionnelle (DDRE) sur présentation d'un justificatif valable (justificatif datant de moins de 3 mois, sur lequel figure le nom/prénom ou le numéro d’abonné du bénéficiaire ainsi que le nom du marchand, la date et le montant de l’achat).

      Ces justificatifs sont alors analysés, stockés et directement disponibles depuis votre plateforme administrateur. L'équipe en charge des vérifications les contrôle en rapport avec votre politique mobilité.

      Pour plus d’informations concernant les demandes de remboursement exceptionnelles, nous vous invitons à consulter l’article dédié, en cliquant ici.

      Cas d'usage : Bénéficiaire ayant plusieurs abonnements de transport en commun

      Nous attirons votre attention sur le fait que la loi impose aux employeurs de prendre en charge les titres d'abonnements de transports en commun de ses salariés pour les trajets domicile-travail, dans la proportion déterminée par décret au minimum.
      Toutefois, il est également précisé que, dans le cas où le salarié utilise plusieurs abonnements de transports en commun pour ses trajets domicile-travail, l'employeur doit prendre en charge à hauteur de 50% chacun de ces abonnements.
      Par exemple : Un abonnement hebdomadaire à la SNCF et un abonnement au réseau de bus urbains.
      En ce sens, vous trouverez les références juridiques suivantes :
      La sanction encourue par l'employeur en cas d'absence de prise en charge des frais de transport en commun est une amende de 3 750 euros pour une personne morale.
      Ainsi, Betterway ne pourra pas mettre en œuvre un développement contra legem. Si des contrôles supplémentaires doivent être effectués pour répondre à votre politique mobilité, ils doivent l'être par votre entreprise en interne.
      Si malgré cela, vous souhaitez annuler ces remboursements et afin de ne pas créer de différentiel en interne, nous vous invitons à nous prévenir afin que la manipulation, et donc la reprise sur paie / sur carte, soit visible sur la plateforme.