Les demandes de remboursement exceptionnelles

Qu'est-ce qu'une DDRE ?

Il est parfois possible qu'un bénéficiaire oublie ses moyens de paiement Betterway et/ou n'a pas d'autres choix que d'effectuer un achat avec ses propres moyens de paiement. C'est le cas notamment pour les déclarations d'Indices Kilométrique de Vélo (IKV).

Afin de garantir une satisfaction globale de vos salariés, et sous réserve d'autorisation par votre politique de mobilité, un bénéficiaire pourra donc effectuer une demande de remboursement exceptionnelle (DDRE) sur présentation d'un justificatif valable (justificatif datant de moins de 3 mois, sur lequel figure le nom/prénom ou le numéro d’abonné du bénéficiaire ainsi que le nom du marchand, la date et le montant de l’achat).

Parcours bénéficiaire pour les demandes de remboursement et incitation aux moyens de paiement Betterway

Statistiquement, nous nous sommes aperçus que l'utilisation des moyens de paiement Betterway (IBAN et carte bancaire) résultaient d'une meilleure satisfaction bénéficiaire et surtout d'une meilleure compréhension de leur budget.

En effet, plusieurs raisons expliquent cela :

Les demandes de remboursement peuvent parfois faire "doublon" à certaines dépenses déjà effectuées avec les moyens de paiement Betterway,
Les refus de demande sont principalement causés par un justificatif non conforme (où figure le nom, prénom et le montant de la dépense),
Nous avons constaté que 80% de l'insatisfaction des bénéficiaires était liée aux demandes de remboursement : le salarié n'a pas ou a renseigné un mauvais IBAN personnel pour son remboursement, a mal anticipé son solde restant ou a effectué un achat hors périmètre qui fut refusé, par exemple.

Pour les cas particuliers nécessitant un recours obligatoire aux DDRE, vos bénéficiaires pourront en 2 clics (via le Chat Support ou la rubrique "Mes moyens de paiement") demander un lien vers le formulaire de demande de remboursement. Le but étant surtout de mettre en place un parcours de demande de remboursement via le support et ainsi éviter les insatisfactions liées à ces dernières.

Nous vous invitons à souligner auprès de vos collaborateurs les avantages que sont d'utiliser les moyens de paiement Betterway, à savoir :

Un meilleur contrôle de la trésorerie en instantanée,
Un meilleur contrôle des dépenses et des prises en charge.
Plus d'avance sur frais de la part de vos collaborateurs,
De moyens de paiement nominatifs réels et uniques (via smartphone, par exemple).

Pour plus d'information concernant les moyens de paiement Betterway, rendez-vous dans la FAQ bénéficiaire ici.

N.B. : Au besoin et dans le but de vous alléger des remontés de vos collaborateurs, vous pouvez directement les inviter à contacter notre équipe via le chat disponible depuis leur espace Betterway. En effet, l’équipe Support se tient, avec grand plaisir, à la disposition de tous vos bénéficiaires afin de répondre à toutes leurs sollicitations.

Comment réaliser une DDRE ?

Vous trouverez juste ici l'article de notre FAQ bénéficiaire, résumant comment effectuer une demande de remboursement exceptionnelle.

N.B. : Veuillez noter que le délai de traitement d'une demande de remboursement est fixée à 72h ouvrées (vérification de la déclaration et du justificatif) et, si cette dernière est validé et que les conditions sont au vert pour bénéficier d'un remboursement (compte de mobilité de l'entreprise suffisammenrt abondé, budget suffisant disponible pour le bénéficiaire, condition d'éligibilité et politique de l'entreprise respectée), le remboursement se fera sous 5 jours ouvrés.

Où consulter les DDRE sur la plateforme administrateur ?

Depuis votre plateforme administrateur, vous avez la possibilité de consulter toutes les demandes de remboursement exceptionnelles directement depuis la fiche d'un bénéficiaire.

Cliquez sur la rubrique "Employé-es",
Recherchez et sélectionnez le bénéficiaire choisi,
Une fois dans la fiche du bénéficiaire, rendez-vous sur l'onglet "Toutes les déclarations".

Toutes les déclarations qu'un bénéficiaire aura effectuées depuis son inscription s'afficheront alors dans sur cette page.

Vous y trouverez plusieurs informations, à savoir :

Le type de la déclaration qui indique la mobilité concernée par la dépense, sélectionnée par votre employé ("subsciption" pour les abonnements et "fixed" pour toutes les dépenses ponctuelles pouvant résulter du crédit mobilité, de la prime carburant ou encore du forfait mobilité durable).
Les dates renseignées qui ne doivent correspondre qu'à la période concernée par la dépense. À savoir :
- La date de la dépense pour une DDRE "fixed" (de forfait mobilité durable, de prime carburant ou de crédit mobilité, par exemple),
- La période concernée par l'abonnement de transport en commun (et non le jour où la DDRE est effectuée ou celui du paiement).
Le marchand qui correspond au débiteur renseigné par les soins de votre bénéficiaire.
Le montant doit correspondre à une dépense individuelle, ou au plus mensuelle (pour davantage d'information concernant les abonnements annuels, rendez-vous ici ou consulter les cas particuliers ci-dessous).
La déclaration peut être en cours de traitement ou afficher l'état de la demande ("Acceptée" ou "Refusée").
Cliquez sur la pièce jointe afin d'afficher le justificatif fournit, comme suit :

Pourquoi une demande de remboursement exceptionnelle est refusée ?

Chaque semaine, les demandes de remboursement exceptionnelles sont contrôlées par notre équipe d'Excellence Opérationnelle.

Après examen des justificatifs, ces demandes peuvent être refusées pour diverses raisons :

Informations renseignées dans la demande de remboursement non identiques au justificatif fourni,
Justificatif non conforme (justificatif sur lequel figure le nom/prénom ou le numéro d’abonné du bénéficiaire ainsi que le nom du marchand, la date et le montant de l’achat),
Abonnement annuel déclaré sur une seule déclaration au lieu de mensuellement.
La date d'émission du justificatif fournit est antérieure, de plus de 3 mois, à la période concernée (exemple : un justificatif RATP pour un abonnement annuel , qui doit donc être déclaré mensuellement, émit le 06 janvier 2024 pour déclarer une dépense concernée par la période du mois de juillet 2024).
Plusieurs dépenses déclarées sur une seule demande.
Période renseignée différente de celle de la date de la dépense effectuée.
Dates renseignées ne correspondant pas à la période concernée par la dépense (mais au jour où la DDRE fut effectuée ou celui du paiement, par exemple).

Veuillez noter que lorsqu'une demande de remboursement est refusée, vos bénéficiaires reçoivent un mail transactionnel expliquant la raison du refus.

Cas particuliers

Demande de remboursement d'un bénéficiaire pour l'année N-1

Si un bénéficiaire s'aperçoit avoir oublié de déclarer une dépense réalisée au cours de l'année fiscale précédente, nous l'invitons à effectuer une demande de remboursement exceptionnelle.

En effet, notre plateforme permet à vos bénéficiaires ayant réalisé un achat en N-1 de faire leur demande de remboursement exceptionnel en N. En précisant correctement la période concernée par la dépense lors de sa déclaration, notre logiciel ira automatiquement piocher dans le budget concerné (en l'occurrence celui de la période fiscale précédente).

Bien évidemment, la dépense doit être conforme à votre politique mobilité et le remboursement sera sous réserve du budget, de l'année précédente, restant.

Si cela est bien le cas, l'acceptation de la demande génèrera donc un remboursement (solde positif), à hauteur de la prise en charge employeur.

Une ligne DSN (Déclaration Sociale Nominative) apparaîtra sur votre prochain fichier paie avec le montant de la prise en charge et la date de la période concernée (FORMOB, ABOTC, CREDMOB, etc.).

Demande de remboursement d'un bénéficiaire ayant quitté vos effectifs

Un salarié dispose légalement de 3 ans pour déclarer ses abonnements de transport en commun à son employeur.

En effet, l'article L3245-1 du Code du travail prévoit que "L'action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer.". La prescription triennale prévue pour les salaires s'applique également au remboursement de frais professionnels.

Un bénéficiaire peut donc bien effectuer une demande de remboursement exceptionnelle à postériori. Si validation de cette dernière, une ligne DSN (Déclaration Sociale Nominative) apparaîtra alors sur votre prochain fichier paie avec le montant de la prise en charge et la date de la période concernée (FORMOB, ABOTC, CREDMOB, etc.).

Demande de remboursement pour un abonnement annuel de transport en commun

La loi oblige à rembourser les abonnements de transport en commun annuels de vos bénéficiaires mensuellement à hauteur de 50% minimum. En effet, les titres dont la période de validité est annuelle font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement sur la période d'utilisation (cf. article des Services Publics).

Vos bénéficiaires doivent donc faire une demande de remboursement exceptionnelle pour chaque mois d’utilisation. Soit 12 demandes sur l'année, s'ils sont présents sur tout l'exercice : le montant à indiquer serait alors le montant total de l'abonnement divisé par douze.

La solution optimale, pour vos bénéficiaires, en cas d'abonnement annuel, est de fournir l'IBAN Betterway au créancier pour prélèvement mensuel, ou bien de régler les échéances directement par carte bancaire Betterway. De cette manière, ils n'auraient ni à avancer les frais, ni à réaliser de demande de remboursement exceptionnelle.

N.B. : certains créanciers tels que Navigo mettent jusqu'à 3 mois à intégrer un IBAN.

Dépassement de budget pour les bénéficiaires n'ayant effectué que des dépenses d'abonnement de transport en commun

Dans le cas où votre bénéficiaire n'a effectué que des dépenses d'ABOTC sur la période fiscale concernée et sous réserve que sa demande soit conforme, une prise en charge employeur sera automatiquement débloquée, peu importe le budget FMD restant.

Prenons pour exemple : un bénéficiaire oubliant de déclarer sa dépense d'abonnement de transport en commun du mois de juin 2024 avant la date de fin de l'année fiscale d'une entreprise (le 31 août 2024) :

Il réalise alors une demande de remboursement exceptionnelle le 25 septembre 2024, pour un abonnement de 84,10 euros.
Cette demande entraînera alors une vérification de la déclaration par notre équipe d'Excellence Opérationnelle (justificatif, conditions et informations corrects).
Si la demande est acceptée : la plateforme ira vérifier le budget restant sur la période de septembre 2023 à août 2024, sans impacter le budget de sa nouvelle période (de septembre 2024 à août 2025).
Si du budget est restant, la demande se ventilera (par exemple 50% de prise en charge employeur) et génèrera un solde positif de 42,05 euros.
Sur votre prochain fichier paie (octobre 2024), une ligne DSN apparaîtra de la manière suivante : ABOTC juin 2024 42,05.
Le remboursement sera effectué directement sur le compte personnel de votre bénéficiaire à partir de votre compte de mobilité, sous quelques jours.