La migration d'un bénéficiaire 

Certaines entreprises disposent de plusieurs marques, pôles d’activité ou structures de gestion distinctes, et peuvent ainsi être amenées à ouvrir plusieurs comptes de mobilité afin de gérer séparément leurs différentes entités.

Il peut donc arriver que certains bénéficiaires soient mutés ou changent de pôle d’activité, nécessitant ainsi la clôture de leur profil de mobilité initial et l’ouverture de nouveaux droits sur leur nouveau compte de mobilité.

Dans le cas où l'un de vos bénéficiaires serait transféré d'une entité à une autre, par exemple de l'entité A vers l'entité B, il est nécessaire d'appliquer une procédure de migration afin de garantir le bon déroulement de cette opération et garantir une bonne expérience utilisateur. 

En effet, chaque entité dispose d’une compte de mobilité employeur unique et par conséquent des documents propres à chacune (relevé des dépenses bénéficiaires, relevé de compte, fichier paie, etc.). Il n’est donc pas possible de transférer directement un profil bénéficiaire vers un autre.  

Ainsi, nous vous invitons à suivre le processus de migration (ci-après) correspondant à votre mode de gestion des mises à jour d'informations RH. 

Procédé pour les mises à jours RH effectués par vos soins

Si vous gérez l'intégralité de vos mises à jour RH en parfaite autonomie via la plateforme administrateur :

• Clôturer la période d'éligibilité sur l'entité quittée
  
  Ajoutez une date de fin à la période d'éligibilité du bénéficiaire sur la plateforme. Cette date doit correspondre au dernier jour où le bénéficiaire doit bénéficier de son budget au sein de l'entité quittée. (Pour vous accompagner dans cette démarche, consultez l'article “La période d’éligibilité d’un bénéficiaire”)
  
  Pour effectuer cette action :
  
  • Rendez-vous dans l'onglet « Employé-es » et recherchez le bénéficiaire concerné à l'aide de son nom, de son adresse e-mail ou de son matricule.
  • Accédez à l'onglet « Droits et éligibilité » puis cliquez sur « Modifier la période ».
    
    
  • Ajoutez la date de fin d'éligibilité, puis confirmez la modification.

• Créer le profil sur la nouvelle entité

  Complétez ensuite le fichier de mise à jour RH de l'entité rejointe en renseignant la nouvelle période d'éligibilité du bénéficiaire.

  La date de début d'éligibilité doit correspondre à la date à laquelle le bénéficiaire doit commencer à bénéficier de son budget sur la nouvelle entité.
  
  Une fois le fichier complété, vous pouvez procéder à son intégration sur la plateforme en suivant le processus de mise à jour RH en masse. (cf article “Les mises à jour rh en masse”)

N.B. : veillez à ne pas faire chevaucher la date de fin d'éligibilité sur l'entité quittée et la date de début d'éligibilité sur la nouvelle entité.

Un chevauchement de ces deux périodes entraînerait une double allocation de budget pour le bénéficiaire.

Exemple :

Jean Dupont rejoint l'entité B à compter du 1er juillet 2026.

Il convient alors de :

• clôturer sa période d'éligibilité sur l'entité A au 30 juin 2026 ;

• créer son profil sur l'entité B en complétant le fichier de mise à jour RH en masse avec une date de début d'éligibilité fixée au 1er juillet 2026. 

Cette configuration garantit une continuité des droits du bénéficiaire tout en évitant toute double attribution de budget.

Procédé pour les mises à jours RH effectués par Betterway

Vous réalisez l'intégralité de vos mises à jour RH par la transmission de vos fichiers de mise à jour à Betterway. En cas de transfert d'un bénéficiaire vers une autre entité, nous vous invitons à suivre les étapes ci-dessous.

Nous vous invitons à compléter et nous transmettre un fichier de mise à jour RH pour chacune des entités concernées par le transfert du bénéficiaire :

• Un fichier pour l'entité quittée : ajoutez une date de fin à la période d'éligibilité du bénéficiaire. Cette date doit correspondre au dernier jour où le bénéficiaire doit bénéficier de son budget au sein de cette entité.

• Un fichier pour l'entité rejointe : renseignez la nouvelle période d'éligibilité du bénéficiaire. La date de début d'éligibilité doit correspondre à la date à laquelle le bénéficiaire doit commencer à bénéficier de son budget au sein de la nouvelle entité.

N.B. : veillez à ne pas faire chevaucher la date de fin d'éligibilité sur l'entité quittée et la date de début d'éligibilité sur la nouvelle entité.

Un chevauchement de ces deux périodes entraînerait une double allocation de budget pour le bénéficiaire.

Exemple :

Entité A (quittée) :

Entité B (rejointe) :

Les mises à jour RH effectuées par Betterway sur l’entité A et les mises à jour RH réalisées par vos soins sur l’entité B

Dans le cas où le processus de mises à jour RH diffère entre l’entité A (quittée) et l’entité B (rejointe), avec des mises à jour RH effectuées par Betterway sur l’entité A et réalisées par vos soins sur l’entité B, nous vous invitons à suivre les étapes ci-dessous.

Pour l’entité concernée par les mises à jour RH effectuées par Betterway.

• Clôturez la période d’éligibilité sur l’entité quittée :
  • Complétez le fichier de mise à jour RH, puis transmettez-le à Betterway en ajoutant une date de fin d’éligibilité au bénéficiaire. Cette date doit correspondre au dernier jour où le bénéficiaire doit bénéficier de son budget au sein de cette entité.

Pour l’entité concernée par les mises à jour RH réalisées par vos soins

• Créez le profil du bénéficiaire sur la nouvelle entité :
  • Complétez ensuite le fichier de mise à jour RH de l'entité rejointe en renseignant la nouvelle période d'éligibilité du bénéficiaire.
  • La date de début d'éligibilité doit correspondre à la date à laquelle le bénéficiaire doit commencer à bénéficier de son budget sur la nouvelle entité.
  • Une fois le fichier complété, procédez à son intégration. (Pour vous accompagner dans cette démarche, consultez l'article “Les mises à jour rh en masse”)

N.B. : veillez à ne pas faire chevaucher la date de fin d'éligibilité sur l'entité quittée et la date de début d'éligibilité sur la nouvelle entité.

Un chevauchement de ces deux périodes entraînerait une double allocation de budget pour le bénéficiaire.

Proratisation du budget

Si la politique de mobilité prévoit une proratisation du budget et que le bénéficiaire a déjà réalisé des dépenses, il est possible que le recalcul du budget entraîne une dette.

N.B. : Nous invitons les administrateurs à anticiper les migrations et à renseigner la date de fin de la période d’éligibilité A :

• soit avant la date de migration,
• soit le jour J.

À défaut, si aucune date n’est renseignée, le bénéficiaire pourra continuer à réaliser des dépenses sur l’entité A. Lors de la migration sur la plateforme, l’ajout d’une date de fin a posteriori engendrera une dette.

Gestion du transfert côté bénéficiaire

À la suite de la clôture de la période d’éligibilité du bénéficiaire sur l’entité quittée, les moyens de paiement associés sont désactivés.

Il est alors nécessaire pour votre bénéficiaire de procéder à un nouvelle onboarding et à la création de nouveaux moyens de paiement.

Pour ce faire, le bénéficiaire pourra se connecter à son espace depuis la plateforme en utilisant, le cas échéant, sa nouvelle adresse e-mail, puis sélectionner l’entité de son choix (entité A ou entité B). Le profil de mobilité rattaché à l’entité A restera ainsi accessible et consultable.

Si l’adresse e-mail du bénéficiaire reste inchangée, il pourra se connecter à son nouvel espace en utilisant ses modalités de connexion habituelles.