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Qu'est-ce qu'une période d'éligibilité ?
La période d'éligibilité Betterway fait référence à une période pendant laquelle un salarié aura la possibilité d'effectuer des dépenses, en accord avec la politique de mobilité. En effet, les critères d'éligibilité sont définis directement par votre entreprise.
Une période d'éligibilité comprend un profil de mobilité, des dates d'éligibilité et un coefficient.
N.B. : La période d'éligibilité permet d'allouer un budget sur une période donnée. Selon la politique de mobilité de votre entité, ce budget peut cependant être soumis à la proratisation.
Profil de mobilité :
Le profil mobilité correspond aux droits que vous souhaitez attribuer à un bénéficiaire. Dans une même entreprise, plusieurs profils peuvent cohabiter. Ce profil peut déterminer le montant du budget octroyé, les achats autorisés ou refusés, ainsi que les moyens de paiement mis à la disposition d'un collaborateur.
Début d'éligibilité :
Date à partir de laquelle un bénéficiaire sera autorisé à passer ses dépenses de mobilité sur son budget Betterway (via ses moyens de paiement Betterway, par exemple).
Fin d'éligibilité :
Date à compter de laquelle un bénéficiaire se verra bloquer ses moyens de paiement Betterway et ne sera plus autorisé à passer ses dépenses de mobilité sur son budget Betterway. Cette information n'est pas obligatoire lors de l'ajout d'une période d'éligibilité (exemple : si un bénéficiaire est en CDI et que vous ne pouvez connaître sa date de fin). En revanche, afin d'éviter tout débordement et régularisation importante, nous vous conseillons fortement à la renseigner si cette dernière est connue (CDD, stage, alternance, etc.).
Coefficient (ou "rate") :
Comment ajouter une période d'éligibilité ?
Il vous est possible d'ajouter une période d'éligibilité, directement depuis votre plateforme administrateur, sur la fiche de vos bénéficiaires, en cliquant sur l'onglet comme suit : 
Comment modifier une période d'éligibilité ?
Il vous est possible de modifier une période d'éligibilité, directement depuis votre plateforme administrateur, sur la fiche de vos bénéficiaires, en cliquant sur l'onglet comme suit :
Les effets de bord et points de vigilance
Suppression d'une période d'éligibilité
Chevauchement de deux périodes d'éligibilité
- Premièrement, renseigner une date de fin à la première période d'éligibilité (en cliquant sur "Modifier la période").
- Ajouter une nouvelle période d'éligibilité (cf. process ci-dessus).
- Vous rendre dans l'onglet "Budget" sur la fiche du bénéficiaire concerné et appuyer sur "Recalculer les budgets".
- Vous pourrez ensuite rafraîchir votre page et constater de l'évolution du solde et du budget alloué (il s’agit d’une sécurité supplémentaire pour la bonne véracité des informations affichées).
Nous vous invitons à vérifier votre politique de mobilité afin de vous assurer de la cohérence des données renseignées (proratisation en date de début et/ou fin, distribution annuelle ou non, etc.).
Ajout tardif d'une date de fin à une période d'éligibilité
Lorsqu'une date de fin est ajoutée après le départ d'un salarié, les dépenses réalisées par le bénéficiaire entre la date effective de son départ et la date de fin renseignée sont imputées à sa charge. Cela génère une dette sur son solde personnel à régulariser. Pour éviter cette situation, il est impératif de mettre à jour les périodes d'éligibilité au plus tôt en cas de départ d'un collaborateur.
Cas d'usage : Un collaborateur quitte l'entreprise le 15/07/2024, mais sa date de fin de de période d'éligibilité n'est renseignée que le 16 octobre 2024. Pendant cette période, le bénéficiaire continue d'utiliser son budget Betterway pour effectuer des dépenses de mobilité, malgré son départ, puisque ses moyens de paiement ne sont pas bloqués. Une fois la date de fin ajoutée, toutes les dépenses effectuées entre le 15/07/2024 et la date de mise à jour (16 octobre 2024) sont imputées à sa charge. Étant donné que le collaborateur a déjà quitté les effectifs, la régularisation de sa dette devient plus complexe à gérer. Ce cas illustre l'importance de mettre à jour rapidement les périodes d'éligibilité dès le départ d’un salarié pour éviter des régularisations complexes.
Prolongation de la période d'éligibilité
Une date de fin de période d'éligibilité signifie que le bénéficiaire n'est plus autorisé à utiliser son budget mobilité au-delà de cette date. À cette échéance, ses moyens de paiement Betterway, notamment son IBAN Betterway, sont désactivés. Les paiements ne peuvent alors plus être effectués avec ces moyens de paiement.
Il est donc important de veiller à ce que les dates de fin renseignées sur la plateforme correspondent bien à la situation du bénéficiaire.
Si le contrat d'un bénéficiaire est finalement prolongé, mais que la date de fin de sa période d'éligibilité n'est pas mise à jour sur la plateforme avant son échéance, ses moyens de paiement seront désactivés à la date de fin initialement renseignée.
La mise à jour de la période d'éligibilité après cette échéance permettra de rétablir ses droits au budget, mais l'ancien IBAN ne pourra pas être réutilisé. Le bénéficiaire devra alors générer un nouvel IBAN Betterway depuis son espace et le communiquer au marchand concerné pour continuer à bénéficier de la prise en charge de ses dépenses.
De la même manière, si un bénéficiaire quitte l'entreprise puis revient ultérieurement et qu'une nouvelle période d'éligibilité est créée à son retour, il devra générer un nouvel IBAN Betterway et le renseigner auprès des marchands concernés.
Nous vous recommandons donc de mettre à jour les périodes d'éligibilité avant leur date d'échéance afin d'éviter la désactivation des moyens de paiement et les éventuelles démarches nécessaires à leur réactivation.
À noter : la prise en compte d'un nouvel IBAN par un marchand peut nécessiter jusqu'à deux mois. Afin d'éviter toute interruption de paiement durant cette période, nous recommandons à votre bénéficiaire de générer une carte Betterway et de l'utiliser pour le règlement de ses prochaines mensualités. Pour l'accompagner dans cette démarche, nous l'invitons à consulter notre article « Comment utiliser ma carte virtuelle ? », qui détaille les différentes étapes (veillez à vous connecter à votre espace pour y accéder).