Les moyens de régularisation d'une dette

Afin de régulariser la dette de vos bénéficiaires, c'est-à-dire l'argent dû à l'employeur, deux moyens sont possibles :

La reprise sur la carte personnelle d'un bénéficiaire (TOPUP),
La reprise directement sur la paie d'un collaborateur (IMPACTPAIE).

Veuillez noter qu'une dette peut se régulariser d'elle-même si un bénéficiaire disposait d'un remboursement en attente du même montant que la dette, par exemple.

N.B. : Ces remboursements varient selon la politique de mobilité convenue entre votre entité et Betterway. Pour plus d'information sur cette dernière, rendez-vous sur la FAQ de vos employés, rubrique "Mon guide bénéficiaire".

Pour toute demande de modification, nous vous invitons à contacter votre Account Manager ou envoyer un message sur l'adresse customer@betterway.fr.

Les reprises sur carte (TOPUP)

Les reprises sur carte sont des actions humaines effectuées chaque semaine par nos équipes opérationnelles (minimum 3 fois par semaine).

En effet, ce travail consiste à analyser tous les bénéficiaires possédant une dette et la régulariser via l'action d'une reprise sur la carte bancaire personnelle desdits collaborateurs. Le but étant de remettre leur solde à 0.

Outre la vérification côté Betterway, plusieurs éléments sont vérifiés par notre prestataire bancaire, tel que la solvabilité d'un bénéficiaire, la date d'expiration de la carte enregistrée, etc.

Une fois la reprise sur carte bancaire personnelle effectuée, vous pourrez alors constater :

Une ligne "personal_card_payin" sur votre relevé des mouvements bancaires, autrement dit de l'argent entrant sur votre compte de mobilité.
Une ligne "TOPUP" sur votre plateforme administrateur.

Pourquoi mon bénéficiaire n'a pas été repris sur sa carte bancaire personnelle ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer l'absence d'une reprise sur carte pour un bénéficiaire :

Carte bancaire personnelle non renseignée sur la plateforme du bénéficiaire,
Dette (et donc montant de la reprise) inférieure à 3 euros,
Plafond de reprise déterminé par le bénéficiaire : lors de l'enregistrement d'une carte bancaire personnelle sur l'espace d'un bénéficiaire, ce dernier peut déterminer un montant maximum de reprise. Cela va alors conditionner le nombre de transactions pour une dette donnée ainsi que le montant de la reprise. Exemple : je suis bénéficiaire, je détermine un montant maximum de 20 euros. Ma dette est de 40 euros, j'aurai donc 2 reprises de 20 euros consécutives.
Solvabilité et éligibilité : pour les bénéficiaires ayant une dette de plus de 3 euros depuis plusieurs jours et ayant bien renseigné leur carte bancaire personnelle, il est possible que nous ayons tenté de les reprendre plusieurs fois, en vain.

Un mail transactionnel précisant la raison de l’échec (paiement non autorisé, carte déclarée perdue, carte expirée, etc.) et apportant une solution leur est envoyée. Ce mail permettra ainsi de garantir le succès de leurs prochaines transactions.

N.B. : Dans certains cas exceptionnels, et si votre entité est concernée par les reprises sur paie, si un bénéficiaire effectue une dépense juste après les actions de reprises et juste avant l'extraction du fichier paie, alors la dette se matérialisera en "IMPACTPAIE" sur les fichiers paie.

Comment savoir s'il est possible de reprendre sur carte un bénéficiaire ?

Pour savoir s'il est possible de reprendre sur carte un bénéficiaire donné, nous vous invitons à vous rendre directement sur sa fiche et regarder les informations disponibles en haut à gauche.

- Carte personnelle du bénéficiaire renseignée et intégrée :
- Carte personnelle du bénéficiaire non renseignée :

Pour savoir, en un coup d'œil, tous les bénéficiaires concernés par la reprise sur carte, nous vous invitons à vous rendre sur le listing de vos bénéficiaires disponible depuis l'onglet "Employé-es". Ce tableau contient une colonne "Reprise sur carte personnelle".

Sécurité - Certification PCI DSS

N.B. : Veuillez noter que Treezor, notre partenaire en tant que prestataire de services de paiement, est certifié PCI DSS. Grâce à cette certification, Treezor assure une gestion sécurisée des paiements, une protection accrue contre la fraude, et une conformité aux standards les plus élevés en matière de sécurité des données.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter l'article suivant : Mesures, politiques et procédures de sécurité appliquées chez Betterway.

Les reprises sur paie (IMPACTPAIE)

À défaut de ne pas pouvoir être repris sur la carte, le solde négatif d'un bénéficiaire se régularisera le jour de l'export paie de votre entité.

En effet, les reprises sur paie, traduites via les lignes IMPACTPAIE, figurent dans les fichiers paie transmis par nos équipes (mensuellement ou annuellement selon la fréquence choisie).

Les lignes IMPACTPAIE ne sont pas des lignes DSN et correspondent donc au trop-perçu versé à un collaborateur. Ces sommes doivent être traitées comme une reprise d'avance sur frais. Étant donné que cela impacte le net à payer d'un salarié, cela est propre à votre système de paie et votre politique interne.

Tous les IMPACTPAIE renseignés dans un fichier paie furent intégrés, au moment de l'export, sur la plateforme pour que le solde personnel de vos salariés soit remis à 0.

Nous vous recommandons donc d'intégrer les données comme telles dans votre logiciel paie.

Contrairement aux dépenses préalablement effectuées par un bénéficiaire qui, elles, ont été effectuées à une date précise, l'IMPACTPAIE aura toujours la date à laquelle l'extraction du fichier sera réalisé. Ces lignes ne fonctionnent donc pas par temporalité comme les lignes DSN.

Une fois la reprise sur paie effectuée, vous pourrez alors constater une ligne "PAYSLIP" sur votre plateforme administrateur.

IMPORTANT : les reprises sur paie ne retombant pas sur votre compte de mobilité ne seront pas visibles sur le relevé des mouvements bancaires de ce dernier.

N'hésitez pas à consulter les articles connexes liés à ce sujet dans la catégorie : Les documents Betterway.