Les Indemnités Kilométriques Vélo

Qu’est-ce que les Indemnités Kilométriques Vélo ?

Les Indemnités Kilométriques Vélo (IKVs) sont une manière pour l'employeur de récompenser leurs salariés utilisant le vélo, une des mobilités les plus vertueuses pour l'environnement et pour la santé.

N.B. : Cette option de remboursement doit avoir été défini lors du paramétrage de votre politique mobilité. Pour tout renseignement supplémentaire, veuillez contacter votre account manager.

Comment sont déclarées les Indemnités Kilométriques Vélo de mes bénéficiaires ?

Si concernées, vos bénéficiaires ont donc la possibilité de renseigner chaque mois les kilomètres parcourus entre leur domicile et leur travail et ainsi obtenir une participation de leur employeur à ce titre. S'ils ont omis de déclarer un mois précédent, ils peuvent soumettre rétroactivement des demandes d'IKV pour les mois antérieurs au mois en cours. Pour en savoir plus sur le process à suivre, rendez-vous sur la FAQ de vos bénéficiaires article : Faire une demande d'Indemnité Kilométriques Vélo (IKVs).

Vous pouvez consulter toutes les indemnités kilométriques déclarées par vos bénéficiaires ainsi que leur statut depuis la fiche d'un bénéficiaire.

Cliquez sur la rubrique "Employé-es",

Recherchez et sélectionnez le bénéficiaire choisi,
Une fois dans la fiche du bénéficiaire, rendez-vous sur l'onglet "Toutes les déclarations".

Lorsque le type de déclaration est 'Indemnités', il s'agit d'une demande d'IKV.

Vous y trouverez plusieurs informations :

La date de la déclaration ;
La période concernée par la demande d'indemnités ;
Le montant de l'indemnité.

La déclaration peut être en cours de traitement ou indiquer l'état de la demande ('Acceptée' ou 'Refusée').

Comment sont validées les demandes de remboursement exceptionnelles IKV de mes bénéficiaires ?

La validation des IKVs est automatisée sous réserve de certaines règles de cohérence définit par Betterway (montants, nombre de jours concernés, kilomètres parcourus, etc.). Les demandes de remboursement amenant à décider d’un remboursement important sont, elles, étudiées par notre équipe opérationnelle.

Pour qu’une déclaration soit validée automatiquement, les conditions suivantes doivent être respectées :

Moins de 22 jours déclarés par mois.
Pas plus de 8€ par jour déclaré.

Chaque nuit, les déclarations créées peuvent être relayées à un contrôle humain sur la base de plusieurs critères :

Durée totale : Si la somme totale des jours IKVs déclarés est inférieure à 22 jours (le nombre maximal de jours ouvrables dans un mois), la déclaration peut être validée. Si elle dépasse 22 jours, la déclaration est soumise à un contrôle humain.
Montant déclaré : Si le montant déclaré est inférieur à 8€ par jour, la validation peut se faire automatiquement. Si le montant est supérieur à 8€, la déclaration sera soumise à une vérification manuelle.
Toute demande de remboursement dépassant 275,00 € est systématiquement refusée, car cela correspond à un trajet de plus de 25 km, ce qui est jugé incohérent avec une pratique classique du vélo.

Sachez qu’il vous est possible de refuser à posteriori une demande de remboursement exceptionnelle IKV qui ne vous paraitrait pas légitime.

Pour ce faire, nous vous invitons à :

Cliquer sur “Toutes les déclarations”
Depuis la ligne correspondante à la demande de remboursement que vous souhaitez annuler, cliquez sur “Refuser” :

Si le remboursement a déjà été émis sur le compte bancaire personnel du bénéficiaire, le montant ayant servi à le rembourser sera remis à sa charge.

À partir du moment où le budget autorise les IKVs via une règle de budget “bike&distance”, la prise en charge est alors possible.
La condition principale est l’existence de l’adresse postale dans notre base de données.
Ce montant est paramétrable dans le formulaire de Demande de remboursement exceptionnelle. Le montant standard/par défaut est 0,25€ par kilomètre.