Le compte-rendu d'intégration de la mise à jour RH

Il est essentiel de garantir une bonne intégration des données afin d’optimiser l’utilisation des moyens de paiement Betterway par vos bénéficiaires et d’éviter toute erreur pouvant compromettre leur bonne prise en charge.

À chaque mise à jour RH, un rapport d’intégration vous est transmis. Ce document vous permet d’identifier les données correctement importées, celles qui ne l’ont pas été, ainsi que les erreurs associées et les pistes de résolution. Il vous permet ainsi de corriger le fichier initial et de relancer une intégration conforme.

Les lignes non importées correspondent généralement à des règles métiers prévues pour éviter les situations incohérentes, telles que :

• La création d’un budget chez un bénéficiaire ayant quitté l’entreprise,

• Des périodes d’éligibilité qui se chevauchent.

Les différentes erreurs et leur explication

CANNOT_CREATE_OVERLAPPING_PERIODS : Cette ligne suppose la création d'une période d'éligibilité qui se superpose sur une période d'éligibilité déjà existante en plateforme.

Exemple : Vous souhaitez ouvrir une période d'éligibilité avec pour date de début le 06/02, mais ce bénéficiaire dispose déjà d'une période d'éligibilité ouverte depuis le 03/01.

Conséquences :

• Si une période d'éligibilité se superpose sur une période d'éligibilité déjà existante, alors, une enveloppe supplémentaire risque d'être allouée au bénéficiaire. Son budget dépasserait alors l'allocation due.
• La modification d'une date de début de contrat supposera un changement de l'allocation du bénéficiaire :
  • Une nouvelle date de début, antérieure à la précédente, supposera une augmentation de l'allocation,
  • Une nouvelle date de début, ultérieure à la précédente, supposera une baisse de l'allocation, et potentiellement la création d'une dette pour le bénéficiaire.

Résolution :

• Vérifier la cohérence des dates de début et de fin du fichier transmis VS celles présentes en plateforme Betterway. En effet, il arrive que cette erreur soit due à une différence entre la date de début de contrat et la date transmise initialement.
• Vérifier la période d'éligibilité potentiellement déjà en cours sur votre plateforme administrateur.

Les colonnes à vérifier pour analyser les informations en plateforme : G à K.

EMAIL_REGISTRATION_NUMBER_COMBINATION_NOT_UNIQUE : Ce matricule est déjà associé à un autre compte existant, ou l'adresse email est déjà associée à un autre matricule.

Exemple : 

• Le bénéficiaire dispose déjà d'un compte avec le même matricule transmis, mais son mail est différent que celui renseigné sur la plateforme. 
• Le bénéficiaire dispose déjà d'un compte avec le même mail transmis, mais son matricule est différent que celui renseigné sur la plateforme.

Conséquences :

La modification de l'adresse email :

• Aurait un impact sur la connexion de votre bénéficiaire. En effet, il devra être averti afin de se connecter avec cette nouvelle adresse sur son espace Betterway.
• Une modification dans la réception de l'ensemble des communications Betterway. La modification du matricule
• Rendrait difficile la compréhension des fichiers paie et relevés de compte précédemment envoyés.

Résolution :

• Vérifier la cohérence et la fiabilité des informations du fichier transmis VS le compte de votre bénéficiaire sur la plateforme administrateur. 

Au besoin :

• Nous vous invitons à modifier l'adresse mail de votre bénéficiaire directement sur la plateforme administrateur afin d'intégrer la ligne souhaitée.
• Nous vous invitons à historiser l'ancien matricule utilisé afin d'éviter toute incompréhension future sur les documents transmis par Betterway.

Les colonnes à vérifier pour analyser les informations en plateforme : L et M.

SETTING_OF_PERIOD_END_DATE_AFTER_DEADLINE : Pour des raisons de sécurité, il est impossible de modifier, via l'import RH de la plateforme administrateur, les date de fin d'éligibilité de vos bénéficiaires si celles-ci sont déjà échues.

Exemple : sur le fichier transmis, une date de fin de période d'éligibilité est renseignée au 10/01 alors que nous sommes le 20/01.

Conséquences : 

La modification d'une date de fin de contrat déjà échue peut entraîner : 

• Une augmentation de l'allocation si celle-ci est ultérieure à la date de fin déjà renseignée dans la plateforme Betterway.
• Une dette si des dépenses ont eu lieu sur la période supprimée. 
• Si spécifié dans votre politique mobilité : une dette puisque celle-ci va venir proratiser le budget du bénéficiaire.

Résolution :

Si vous êtes certain que la modification est nécessaire, nous vous invitons à vous rendre sur votre plateforme administrateur afin de modifier directement et manuellement la période d'éligibilité du bénéficiaire. Au besoin, n'hésitez pas à contacter notre support administrateur via le mail customer@betterway.fr.

Les colonnes à vérifier pour analyser les informations en plateforme : G et H

MISSING_OR_INVALID_MANDATORY_INFORMATION : Des informations sont manquantes ou incomplètes pour le bon traitement de la ligne (mail, matricule, période d'éligibilité, nom de profil, rate, etc.). Le format des colonnes n'est pas correct (exemple : le format des dates doit être AAAA-MM-DD).

Exemple :

• Le coefficient (rate) n'est pas renseigné sur la ligne concernée dans le fichier RH, 
• Le nom de profil renseigné est différent de celui paramétré dans la plateforme.

Conséquences :
Afin d'éviter tout problème, si le format et les informations à transmettre ne sont pas respectées, l'outil ne permettra pas de traiter la ligne. 

Résolution : 

Vérifiez le format et la cohérence des informations transmises (mail, matricule, période d'éligibilité, nom de profil, rate, etc.).

Les colonnes à vérifier pour analyser les informations en plateforme : E.

CANNOT_CREATE_PERIOD_STARTING_AFTER_CURRENT_DATE : La date de début de période d'éligibilité est postérieure à la date d'intégration de votre fichier. Cette période d'éligibilité n'a donc pas encore commencé.

Exemple : nous sommes le 16 avril et la date à intégrer est le 12 mai.

Conséquences :

Si l'on crée une période d'éligibilité dans le futur, le mail d'inscription sera envoyé à une adresse email qui sera potentiellement non encore créé. Ceci peut entrainer le blocage de l'adresse mail par notre outil de mailing, ce qui peut entraîner des problèmes pour délivrer et recevoir les mails de vos bénéficiaires.

Résolution :

Merci de ne communiquer les informations du bénéficiaire une fois celui-ci présent dans l'entreprise, c'est-à-dire, une fois sa date de début de contrat ultérieure ou la même qu'aujourd'hui.

INVALID_PROFILE : Le bénéficiaire a déjà une période d'éligibilité active à ces dates, mais le profil est différent que celui d'ores et déjà renseigné.

Conséquences : 

Afin d'éviter tout problème, si le profil renseigné est différent de celui intégré dans la plateforme, l'outil ne permettra pas de traiter la ligne. En effet, la modification d'un profil peut entraîner :

• Une augmentation de l'allocation si le nouveau profil prévoit un budget plus important.
• Une dette si des dépenses ont eu lieu et que le nouveau profil ne prend en charge ces dernières.
• Une incompréhension de la part de votre bénéficiaire.

Résolution :

Merci de vérifier que le nom de profil, renseigné dans votre document sur cette période d'éligibilité, soit bien celui indiqué et souhaité sur la plateforme.

Error : Problème non identifié par l'outil.

Conséquences :

Au risque de causer des incohérences sur le compte d'un bénéficiaire, la ligne n'est pas prise en compte lors de l'import et donc non intégrée sur la plateforme Betterway.

Résolution :

Nous vous invitons à vérifier que les informations soient correctement inscrites dans le format attendu et dans les bonnes colonnes. Au besoin, n'hésitez pas à contacter notre support administrateur via le mail customer@betterway.fr.

Les colonnes à vérifier pour analyser les informations en plateforme : E.

Glossaire