La catégorisation des dépenses

La catégorisation des dépenses est un élément central du fonctionnement de la plateforme Betterway. Elle permet de déterminer la nature des dépenses réalisées par vos bénéficiaires et leur mode de prise en charge conformément à votre politique de mobilité. Cet article vous aide à mieux comprendre son fonctionnement ainsi que les actions possibles à ce sujet.

Comment lire la catégorisation d’une dépense ?

Lorsque vous consultez les dépenses d’un bénéficiaire, plusieurs informations sont disponibles pour en faciliter la lecture, notamment les tags.

La colonne “Tags” correspond à la catégorisation automatique de la dépense réalisée par notre plateforme.

Ces tags permettent de qualifier la dépense selon plusieurs dimensions :

• Mobilité :fmd_legal, public_transport, bmob, etc.
• Classe :car_and_ecar, bike_and_ebike, etc.
• Typologie :rental, reparation, taxi_ridehailing, etc.
• Temporalité :monday, saturday, etc.
• Localisation :idf, dom-tom, etc.

Ces éléments vous permettent d’analyser plus finement les usages et la ventilation des budgets. Pour plus de détails sur ce fonctionnement, nous vous invitons à consulter l’article dédié de notre guide administrateur.

Comment est determinée la catégorisation d'une dépense ? 

La catégorisation des dépenses repose sur le référencement des marchands et des tarifs de ces produits commercialisés.

Concrètement :

• Chaque marchand est catégorisé en amont afin de vérifier qu’il est bien uniquement un marchand de mobilité.
• Les dépenses héritent automatiquement des tags associés à ce marchand.
• Pour les marchands qui vendent à la fois de l’ABOTC et du FMD, c’est le tarif qui permet de déterminer la nature exact de la dépense

Exemple de marchands hybrides :

• Un abonnement Vélib’ est désormais considéré comme un abonnement de transport en commun (ABOTC)
• Un trajet à l’unité reste une dépense FMD

ou encore

• Un abonnement Navigo mensuel est commercialisé par IDF Mobilité au tarif de 90,80€ . C’est donc considéré comme un abonnement de transport en commun (ABOTC),
• IDF Mobilité commercialise également des billets de transport à l’unité au tarif de 2,55€. C’est donc considéré comme une dépense de mobilité durable (FMD).

Les actions mises en place par Betterway

Nos équipes travaillent continuellement sur une façon plus proactive de vérifier la nature de ces dernières (ABOTC ou FMD) et donc de catégoriser les marchands (137 977 marchands d'ABOTC s'actualisant régulièrement).

Nous faisons notre maximum pour systématiser le travail de vérification des dépenses, en :

• Ajoutant des seuils de montants pour les IBAN et cartes bancaires Betterway.
• Vérifiant au cas par cas les bénéficiaires bénéficiant d'un abonnement personnalisé SNCF pour des trajets d'une gare précise à une autre (36 208 bénéficiaires) et les re-ventiler automatiquement.
• Le cas échéant, récupérant toutes les demandes remontées par nos clients.

Pour rappel, la signature de l'attestation sur l'honneur par vos bénéficiaires fait foi lors d'un contrôle URSSAF.

Pourquoi certaines catégorisations peuvent évoluer ?

La catégorisation des dépenses repose sur un système intelligent et en constante amélioration, permettant de traiter un très grand volume de transactions avec précision.

Dans certains cas spécifiques, la catégorisation peut être amenée à évoluer afin de refléter au mieux la nature réelle de la dépense.

Betterway s’appuie sur les informations transmises lors du paiement (marchand, montant, type de transaction). La plateforme applique ainsi la catégorisation de la dépense à partir des informations disponibles.

Un référentiel marchands enrichi en continu

Notre base de marchands est mise à jour en permanence afin d’améliorer la précision de la catégorisation. Certaines situations peuvent toutefois nécessiter un ajustement :

• Nouveau point de vente ou terminal de paiement,
• Première transaction chez un marchand,
• Informations partielles transmises lors du paiement.

Ces cas sont rapidement identifiés et intégrés dans notre référentiel.

Certains types de dépenses peuvent cependant présenter des particularités (tarification variable, formats d’abonnement spécifiques, etc.). Nos équipes travaillent en continu pour affiner leur traitement.

Chaque remontée contribue à améliorer l’étendu de notre référentiel. Cela nous permet de :

• Fiabiliser la catégorisation des dépenses futures,
• Adapter les règles en fonction des usages réels,
• Garantir une prise en charge conforme à votre politique de mobilité.

La catégorisation est un processus dynamique, conçu pour être à la fois fiable, évolutif et aligné avec les réalités du terrain.

Comment gérer une catégorisation à ajuster ?

La grande majorité des dépenses est automatiquement catégorisée avec précision. Dans certains cas spécifiques, un ajustement peut être nécessaire afin de refléter parfaitement la nature de la dépense.

Si une catégorisation vous semble pouvoir être affinée, vous pouvez inviter le bénéficiaire à se rapprocher du support dédié, par chat depuis son espace Betterway : rubrique "Centre d'aide" (bulle en bas à droite). Sinon, vous pouvez joindre l'équipe administrateur à l'adresse customer@betterway.fr.

Lorsqu’un ajustement est effectué :

• Le solde du bénéficiaire est automatiquement recalculé
• Les éventuels correctifs DSN (Déclaration Sociale Nominative) sont intégrés au prochain fichier paie

Nous nous chargeons de tous les ajustements. Chacun d'entre eux contribue à enrichir notre référentiel et à améliorer la précision des catégorisations futures. Résultat :

• Une meilleure reconnaissance des dépenses similaires
• Une expérience toujours plus fluide pour vos bénéficiaires