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La date de fin de période d'éligibilité
Le départ d'un bénéficiaire se matérialise tout d'abord par l'ajout d'une date de fin à sa période d'éligibilité.
Afin de garantir le suivi des dépenses réalisées et la conservation des informations nécessaires, un bénéficiaire ayant engagé au moins une dépense sur son compte Betterway ne doit pas être supprimé de la plateforme et sa période d'éligibilité ne doit pas être supprimée.
Nous vous invitons donc à vous rendre sur son profil, dans l'onglet « Droits et éligibilité », puis à renseigner une date de fin sur la période concernée.
Nous vous conseillons ensuite de :
- renseigner la date de fin en cliquant sur « Modifier la période » ;
- vous rendre dans l'onglet « Budget » de la fiche du bénéficiaire ;
- cliquer sur « Recalculer les budgets » ;
- rafraîchir la page afin de consulter l'évolution du solde et du budget alloué.
À partir de la date de fin de période d'éligibilité, les nouvelles dépenses du bénéficiaire ne pourront plus être prises en charge par votre entité et ses moyens de paiement seront automatiquement désactivés.
Comment régulariser le solde du bénéficiaire ?
Après le recalcul des budgets, le « Solde personnel » du bénéficiaire peut être négatif, positif ou égal à 0.
Si le solde est négatif :
Le bénéficiaire doit régulariser la somme correspondante.
Celle-ci peut être reprise sur sa carte bancaire personnelle, lorsqu'elle est renseignée sur la plateforme, ou directement sur son Solde Tout Compte.
Ces informations seront automatiquement intégrées lors de la création de la prochaine extraction Paie. Afin d'éviter une double reprise, elles peuvent également être traitées plus tôt avec les équipes Betterway après confirmation de la régularisation effectuée.
Si le solde est positif :
La somme peut être reversée sur l'IBAN personnel du bénéficiaire, lorsqu'il est renseigné sur la plateforme, ou être intégrée à son Solde Tout Compte.
NB : si le Solde Tout Compte a déjà été réalisé sans régularisation des sommes dues, les éventuels trop-perçus peuvent être réclamés jusqu'à trois ans après le départ du collaborateur, conformément à l'article L.3245-1 du Code du travail.
Si le solde est à 0 :
Aucune somme n'est à reprendre ou à rembourser.
Pourquoi ne pas supprimer la période d'éligibilité d'un bénéficiaire ?
La suppression d'une période d'éligibilité entraîne le recalcul du budget associé à cette période.
Les dépenses précédemment réalisées peuvent alors être réimputées au bénéficiaire et générer une dette à régulariser sur sa carte bancaire personnelle ou sur son salaire.
Lors du départ d'un bénéficiaire, il est donc nécessaire de renseigner une date de fin de période d'éligibilité plutôt que de supprimer sa période.
Automatisez la gestion de vos Soldes Tout Compte
Betterway propose également un module Solde Tout Compte (STC) permettant d'automatiser la gestion des sommes à régulariser lors du départ de vos bénéficiaires.
À partir de la date de départ renseignée dans vos mises à jour RH, Betterway identifie les éventuelles sommes à reprendre ou à rembourser et met à disposition de vos équipes paie un export dédié à la date effective du départ.
Cette fonctionnalité permet notamment de :
- faciliter la transmission des informations à vos équipes paie ;
- identifier les éventuelles sommes à régulariser au moment du départ ;
- limiter les vérifications et traitements manuels ;
- sécuriser davantage la gestion des départs de vos collaborateurs.
À noter : le module Solde Tout Compte est un add-on Betterway. Sa mise en place dépend de votre organisation et de vos processus RH et paie.
Comment fonctionne le module ?
Lors de vos mises à jour RH, deux dates permettent de gérer le départ d'un bénéficiaire :
- la date de fin de période d'éligibilité (
endDate), qui détermine jusqu'à quelle date le bénéficiaire peut utiliser son budget et ses moyens de paiement ; - la date de départ (
offboardingDate), qui permet de déclencher la génération de son Solde Tout Compte.
L'offboardingDate doit être égale ou postérieure à la date de fin de période d'éligibilité.
La saisie d'une offboardingDate n'entraîne pas la désactivation des moyens de paiement du bénéficiaire : celle-ci reste conditionnée par son endDate.
À la date d'offboarding, les informations du bénéficiaire sont automatiquement intégrées à l'export Solde Tout Compte, disponible dans la rubrique « Exports » de votre plateforme administrateur.
Si votre organisation dispose d'un flux SFTP, le fichier peut également être mis à disposition via ce canal.
NB : aucun export Solde Tout Compte n'est généré le samedi et le dimanche. Si l'
offboardingDated'un bénéficiaire intervient pendant le week-end, ses informations ne seront pas disponibles dans un export Solde Tout Compte mais seront intégrées à la prochaine extraction Paie.
Si aucun départ n'est renseigné pour une date donnée, aucun Solde Tout Compte n'est à traiter pour cette date.
Cas pratique
Je suis administrateur. Le 15 janvier, j'apprends que Michel quittera l'entreprise le 31 janvier.
Avant son départ :
- Je renseigne le 31 janvier comme date de fin de période d'éligibilité (
endDate), manuellement depuis la plateforme ou via mon fichier de mise à jour RH. - Je renseigne le 31 janvier comme date de départ (
offboardingDate).
La période d'éligibilité de Michel prendra donc fin le 31 janvier et ses moyens de paiement seront désactivés conformément à son endDate.
À sa date d'offboarding, Michel sera automatiquement intégré à l'export Solde Tout Compte, avec les éventuelles sommes à reprendre ou à rembourser.
Si le 31 janvier intervient un samedi ou un dimanche, aucun export Solde Tout Compte ne sera généré ce jour-là : les informations concernant Michel seront intégrées à la prochaine extraction Paie.
Mettre en place le module Solde Tout Compte
Le Solde Tout Compte est un add-on Betterway qui vient compléter la gestion de vos départs et de vos mises à jour RH.
Pour savoir si cette fonctionnalité peut être mise en place pour votre entité et définir son intégration à vos processus RH et paie, contactez votre Account Manager Betterway.