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Quand un de vos bénéficiaires quitte vos effectifs, il est nécessaire de régulariser sa situation sur la plateforme Betterway et de faire correspondre les informations avec celles en paie, lors du solde de tout compte.
La date de fin de période d'éligibilité
Cet événement se matérialise par l'ajout d'une date de fin de période d'éligibilité sur le profil du bénéficiaire concerné. En effet, dans le but de garantir vos intérêts et d'assurer un meilleur suivi fiscal, si le bénéficiaire a engagé au moins une dépense sur son compte Betterway, nous nous devons de conserver ces informations. Par conséquent, une suppression totale du compte et/ou de la période d'éligibilité est écartée.
Nous vous invitons donc à vous rendre sur son profil, cliquer sur l'onglet "Droit et éligibilité" et apposer une date de fin à la période à clôturer.
Nous vous conseillons donc de :
- Renseigner une date de fin à la première période d'éligibilité (en cliquant sur "Modifier la période").
- Vous rendre dans l'onglet "Budget" sur la fiche du bénéficiaire concerné et appuyer sur "Recalculer les budgets".
- Vous pourrez ensuite rafraîchir votre page et constater l'évolution du solde et du budget alloué (il s’agit d’une sécurité supplémentaire pour garantir la véracité des informations affichées).
Ainsi, toutes dépenses effectuées après cette date ne pourront pas être prises en charge par votre entité.
En consultant le budget "Solde personnel", vous verrez alors apparaître :
- Soit un solde à 0,
- Soit un solde positif,
- Soit un solde négatif.
Si le solde est négatif :
Cette somme sera à reprendre sur sa carte bancaire personnelle (si renseignée sur la plateforme par votre bénéficiaire) ou directement sur son solde de tout compte.
Ces lignes s'intégreront alors automatiquement sur la plateforme Betterway lors de la création du prochain fichier paie ou, afin d’éviter une double reprise, nous pouvons les intégrer plus tôt ensemble, dès la confirmation de votre part de la reprise effectuée.
Si le solde est positif :
Cette somme sera, soit reversée sur son IBAN personnel (si renseigné sur la plateforme par votre bénéficiaire), soit à reverser sur son solde de tout compte.
N.B. : Si toutefois vous aviez déjà réalisé ce solde de tout compte, sans reprendre la dette de votre bénéficiaire, sachez que vous pouvez réclamer lesdits trop-perçus jusqu'à trois ans après leur départ (article L3245-1).
Si le solde est à 0 :
Aucune somme n'est à reprendre ou rembourser.
Pourquoi ne pas supprimer la période d'éligibilité d'un bénéficiaire ?
La suppression d'une période d'éligibilité a des conséquences importantes sur le budget de vos bénéficiaires. En effet, si vous supprimez une période d'éligibilité, toutes les dépenses réalisées durant cette période seront imputées au bénéficiaire, générant une dette à régulariser sur sa carte bancaire personnelle ou sur son salaire.
L'option Solde de Tout Compte en plateforme
Il vous est possible de souscrire à la fonctionnalité facultative "Solde de Tout Compte" sur votre plateforme administrateur. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, veuillez contacter l'Account Manager dédié à la gestion de votre compte de mobilité.
Cette fonctionnalité vous offrira la possibilité d'accéder à un onglet générant chaque jour un export des différents soldes de tout compte à réaliser et facilitera la gestion des SDTC de vos collaborateurs si ces derniers quittent vos effectifs.
Il vous sera donc possible lors de vos mises à jour RH de renseigner une date de clôture de compte dans la colonne "Offboarding date" de votre template.
Important : la date renseignée doit être égale ou postérieure à la date de fin de période d’éligibilité du collaborateur. En effet, elle joue un rôle clé dans le processus de Solde de Tout Compte (STC) et déclenchera alors le calcul des impacts paie et la génération du fichier STC.
Une fois renseignée, cette date permettra notamment d'intégrer le collaborateur dans l'export quotidien disponible dans la section "Exports" de votre plateforme administrateur ou sur SFTP si configuré avec votre entreprise.
N.B. :
- La date de fin de période d'éligibilité permet de stopper l'éligibilité d'un bénéficiaire, bloquer ses moyens de paiement et donc le budget octroyé par votre entreprise. Ainsi, cette date peut être différente de la date d'offboarding, qui elle servira à calculer le solde de tout compte d'un de vos collaborateurs (dette ou remboursement en attente, par exemple).
- La saisie de l’offboardingDate n’entraîne donc pas automatiquement la désactivation des moyens de paiement. Leur validité reste conditionnée par la date de fin de période d’éligibilité (”endDate”).
- Si votre entreprise n'est pas concernée par cette option, il n'est pas nécessaire de la faire apparaître dans votre fichier d'import.
- L'export Solde de Tout Compte se génère chaque jour dans l'onglet dédié.
Heures de génération :
- 22 h 00 (heure de Paris) en hiver.
- 23 h 00 (heure de Paris) en été.
Afin de vous aider au mieux, une formation avec un expert dédié est disponible lors de votre souscription auprès de votre Account Manager.
Cas pratique
Je suis administrateur. Le 15/01, j’apprends que Michel quittera l’entreprise au 31/01.
Avant le 31/01, je dois :
- Mettre à jour la date de fin de période d’éligibilité de Michel :
- Par modification manuelle via la plateforme, ou
- Automatiquement via le fichier d’import RH (colonne “endDate”).
- Renseigner la date de clôture du compte dans la colonne “offboardingDate” avec la même valeur : 31/01.
Résultat :
- Le fichier généré le 31/01 inclura les informations de Michel.
- Nom du fichier généré :
2024-01-31_daily_export_un-id-unique. </aside>
Informations importantes :
- La génération du fichier STC est entièrement automatisée.
- Une mise à jour quotidienne peut être assurée par Betterway, sous réserve de frais additionnels.